Maak een lijst met functionaliteiten die je wenst terug te vinden in de tool. Het is moeilijk om software te vinden die voldoet aan alle wensen, maak daarom een onderscheid tussen nice-to-haves (zou leuk zijn, maar hoeft niet) en must-haves (hebben we absoluut nodig).
Maak een lijst met tools die je online kan vinden en die je aanspreken. Je kan op websites zoals Capterra of Product Hunt heel wat tools vinden binnen de categorie waarin jij op zoek bent. Vergeet niet om rond te vragen in je eigen netwerk. Vraag aan andere mensen wat zij gebruiken en waar ze tevreden over zijn. Je kan je vraag bijvoorbeeld stellen in Facebookgroepen of op LinkedIn. Sommige tools zullen nog niet op je lijstje staan en je hebt direct een waardevolle review van iemand die je kent.
Je hebt net een uitgebreide lijst gemaakt. Schrap nu de tools die zeker niet in aanmerking komen. Het kan zijn dat bepaalde must-haves niet aanwezig zijn of dat het prijsmodel te duur uitkomt voor wat jij nodig hebt. Google bij twijfel ook eens naar een aantal reviews. Ben je niet overtuigd? Schrap de tool van je lijst.
Je hebt niet de tijd om tien tools uit te testen. Ken daarom scores toe aan iedere software in bijvoorbeeld een Excel-file. Je kan scores geven van één tot vijf voor het gebruiksgemak, het vertrouwen in het bedrijf, de prijs, de features die aanwezig zijn… Tel de scores op en kijk wat je top drie is.
Start een proefperiode voor de drie overgebleven producten en ga op verkenning. Ga na of bepaalde functionaliteiten werken zoals verwacht. Je zal snel weten welke jouw favoriete software is. Blijf je nog achter met vragen, dan kan je contact opnemen met het bedrijf die de software maakt. Vaak kan je een demo aanvragen of kan je vragen stellen via chat. Hoe goed en hoe snel je geholpen wordt, kan je meenemen in de evaluatie van de tool.
De meeste tools hebben een prijszetting die interessant is voor een klein team. Je kan best starten met een pilootproject binnen je bedrijf, bijvoorbeeld een bepaalde afdeling met een beperkt aantal personen. Zij gebruiken de tool intensief gedurende een periode van twee tot drie weken. Je zal pas na een aantal weken de meest waardevolle feedback krijgen omdat de testpersonen eerst vertrouwd moeten raken met de software.
Was het pilootproject een succes? Goed! Dan kan je de software verder uitrollen en eventueel een partner zoeken om de volledige implementatie te doen. Toch niet? Soms is het probleem of de behoefte voor jouw bedrijf zo specifiek dat je nood hebt aan een applicatie op maat.
Heb je nood aan een externe partner om op zoek te gaan naar de beste oplossing? Aarzel dan niet om ons vrijblijvend te contacteren!
